Uma venda cancelada por falta de produto

Um supermercado informa oito caixas de óleo no sistema, mas o repositor encontra apenas seis no depósito. A diferença de duas caixas pode resultar de uma saída não registrada, de caixas guardadas em outro local ou de uma contagem anterior incorreta. Antes de chamar a diferença de perda, é necessário delimitar o que está sendo comparado. Inventário é a verificação organizada da existência e das características dos materiais, confrontando evidências físicas com registros referentes ao mesmo momento.

O saldo físico corresponde à quantidade efetivamente localizada e identificada dentro do escopo definido. O saldo registrado é a quantidade apresentada no ERP, sistema integrado de gestão, no WMS, sistema de gerenciamento de armazém, ou em controle manual autorizado. Já o saldo disponível pode excluir reservas de pedidos, bloqueios de qualidade e outras restrições. Por isso, dez unidades existentes, das quais quatro reservadas, não significam falta física quando o sistema mostra apenas seis disponíveis.

Delimitar antes de contar

O escopo informa quais locais, produtos, proprietários e condições serão abrangidos. No supermercado, contar somente o depósito e comparar com um saldo que inclui a área de vendas produz uma divergência artificial. Também precisam ser definidos os horários de referência e a forma de tratar recebimentos, devoluções e mercadorias separadas para entrega. Um relatório emitido às oito horas não pode ser comparado diretamente com uma contagem realizada ao meio-dia após várias movimentações.

• Identifique a empresa, a unidade e os depósitos incluídos.
• Declare se entram exposição, avarias, devoluções e áreas externas.
• Defina a unidade de medida e a situação dos produtos bloqueados.
• Registre o instante de corte e as regras para movimentações excepcionais.

Considere um exemplo ilustrativo: o sistema registra 72 garrafas, enquanto a equipe encontra seis caixas fechadas com doze garrafas cada. Existe concordância quantitativa, desde que todas as caixas pertençam ao mesmo item e realmente contenham doze unidades. Se uma delas estiver aberta com apenas oito, o físico será de 68 garrafas. Multiplicar embalagens sem verificar seu conteúdo é um erro frequente em depósitos com fracionamento.

Comparar quantidades exige igualdade de item, unidade, local, propriedade e momento de referência.

Na prática, o responsável deve guardar o relatório de saldo usado na comparação e a evidência da contagem. A divergência inicial é um sinal para investigação, não uma autorização automática para alterar o sistema. Separar esses conceitos permite começar pelo problema certo: procurar material fora do endereço, corrigir uma conversão ou localizar uma transação pendente antes de concluir que ocorreu perda patrimonial.